Trong quá trình nghỉ phép, việc trả lời các email đến có thể trở nên mất thời gian và khó khăn. Tuy nhiên, MS Outlook cung cấp tính năng thư tự động trả lời, giúp bạn dễ dàng thông báo cho người gửi về sự vắng mặt và cung cấp thông tin cần thiết.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư tự động trả lời khi nghỉ phép trên MS Outlook một cách đơn giản và tiện lợi. Bằng cách áp dụng các bước dễ hiểu và chi tiết, bạn sẽ có khả năng tự thiết lập thông báo nghỉ phép chuyên nghiệp và hiệu quả.
Bước 1: Tạo mẫu thư trả lời khi vắng mặt
Trong MS Outlook. Tạo thư mới với tiêu đề và nội dung trả lời khi bạn vắng mặt.
Bước 2: Lưu mẫu thư trả lời tự động
– Chọn File > Save As
– Đặt tên cho file thư mẫu (Form_out_of_office). Trong mục Save as type chọn mục “Outlook Template”.
– Click Save để lưu file.
Bước 3: Tạo quy tắc khi vắng mặt
– Chọn File > Manage Rules & Alerts
Bước 4: Tạo một quy tắc mới
Trong hộp thoại Rules and Alerts. Tại tab Email Rules. Chọn mục New Rule…
Bước 5: Thiết lập các lựa chọn cho quy tắc trả lời thư
Chọn “Apply rule on messages I receive” > click “Next
Để trả lời tất cả các email bạn nhận được, giữ nguyên các Step 1 và Step 2. Sau đó ấn “Next” một lần nữa.
Chọn Yes khi Outlook hỏi “This rule does not specify an action to be taken. Continue anyway”
Bước 6: Chọn mẫu thư trả lời tự động
Tại hộp thoại “What do you want to to with the message?”
- Trong mục Step 1: chọn mục “reply using a specific template”
- Trong mục Step 2: click vào “a specific template” để chọn file mẫu thư đã lưu ở bước 2
Bước 7: Chọn file mẫu thư đã tạo
Trong hộp thoại “Select a reply Template”
- Chọn mục “User Templates in File system”
- Chọn mẫu thư bạn đã tạo ở bước 1. Click Open > Next.
- Bạn có thể thêm các ngoại lệ bất kỳ nếu muốn. Sau đó ấn Next
Bước 8: Đặt tên cho quy tắc
Theo mặc định, quy tắc này đã được bật. Nếu bạn đã sẵn sàng bật trả lời vắng mặt, hãy chọn Finish.
Nếu không, hãy bỏ chọn check box này. Bạn có thể bật quy tắc sau này (bước 9).
Ghi chú: bạn phải để Outlook chạy trong khi đi vắng thì quy tắc này mới gửi trả lời tự động cho email của bạn.
Bước 9: Bật quy tắc khi cần
Nếu bạn tạo mẫu và quy tắc vắng mặt trước khi cần vài ngày, hãy làm theo các bước sau để bật quy tắc.
- Chọn File > Manage Rules and Alerts
- Trong hộp thoại Rules and Alerts, trên tab Email Rules, tìm quy tắc bạn đã tạo và chọn hộp kiểm ở bên trái quy tắc đó. Sau đó, chọn OK.
